Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych jest Obsługa Szkód sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Aleja Jana Pawła II 22, 00-133 Warszawa, KRS 0000953564, NIP 5252896174 (dalej: „Administrator”).

Zasady, na jakich dane osobowe mogą być przetwarzane przez inny podmiot przed przekazaniem ich Administratorowi, określa pkt 3 poniżej.

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

1. 1zawarcia i realizacji zgłoszonej usługi (w tym organizacji holowania pojazdu, auta zastępczego, naprawy pojazdu, wyceny szkody) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem);
2. 2zgłoszenia szkody do właściwego zakładu ubezpieczeń, jeżeli jest to element zleconej usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO;
3. 3wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wynikających z przepisów o rachunkowości) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
4. 4ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych ze świadczonymi usługami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
5. 5archiwizacji, prowadzenia statystyk i analiz wewnętrznych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
6. 6obsługi zgłoszeń telefonicznych, w tym w celach jakościowych i dowodowych związanych z nagrywaniem rozmów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
7. 7analizy ruchu na stronie internetowej oraz prowadzenia działań marketingowych, w tym w oparciu o dane przekazane przez przeglądarkę w toku wypełniania formularza zgłoszeniowego (np. parametry źródła ruchu, identyfikatory kampanii, dane dotyczące urządzenia i przebiegu sesji) oraz za pośrednictwem plików cookie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda), zgodnie z Polityką plików cookie, o której mowa w pkt 7 poniżej.

W przypadku telefonicznego zgłoszenia szkody podanie danych osobowych niezbędnych do realizacji usługi stanowi warunek jej wykonania. Odmowa podania danych może skutkować brakiem możliwości realizacji zgłoszonej usługi.

3.1.Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i pozyskane w sposób pośredni – za pośrednictwem podmiotów trzecich uczestniczących w procesie zgłoszenia i realizacji usługi.

3.2.W przypadku pozyskania danych w sposób pośredni, źródłem danych jest podmiot, do którego osoba, której dane dotyczą, zgłosiła szkodę lub potrzebę organizacji usługi (dalej: „Partner”). Partner, do chwili przekazania danych Administratorowi, jest odrębnym administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Przyjmując zgłoszenie, Partner realizuje względem osoby, której dane dotyczą, obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO oraz uzyskuje jej zgodę na przekazanie danych osobowych Administratorowi w celu realizacji zgłoszonej usługi. Z chwilą otrzymania danych administratorem danych osobowych staje się Administrator.

3.3.W przypadku pozyskania danych w sposób bezpośredni, źródłem danych jest osoba, której dane dotyczą, dokonująca zgłoszenia telefonicznego – w tym za pośrednictwem podmiotu obsługującego infolinię w imieniu Administratora – lub korzystająca z formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej Administratora.

W zależności od zakresu zgłoszonej usługi, Administrator przetwarza w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny;
• dane dotyczące zgłoszonej szkody: w zależności od rodzaju szkody – numer rejestracyjny pojazdu i dane dotyczące zdarzenia komunikacyjnego (szkody na pojeździe), dane dotyczące uszkodzonej nieruchomości (szkody majątkowe) lub – w niezbędnym zakresie – dane dotyczące zdarzenia (szkody na osobie);
• dane sprawcy zdarzenia, w niezbędnym zakresie;
• dane dotyczące zdrowia – wyłącznie w przypadku zgłoszenia szkody na osobie i wyłącznie na podstawie odrębnej, wyraźnej zgody, o której mowa w pkt 2 powyżej;
• dane techniczne i marketingowo-sesyjne przekazywane przez przeglądarkę w toku wypełniania formularza zgłoszeniowego: parametry źródła ruchu i kampanii (np. UTM, identyfikator kliknięcia reklamy), dane dotyczące urządzenia, historii nawigacji oraz przebiegu i czasu trwania sesji.

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom koordynującym organizację usług assistance (holowanie pojazdu, auto zastępcze, naprawa pojazdu) oraz ich kontrahentom realizującym te usługi bezpośrednio (firmy holownicze, wypożyczalnie pojazdów, warsztaty naprawcze);
• podmiotom obsługującym w imieniu Administratora zgłoszenia telefoniczne;
• zakładom ubezpieczeń, w zakresie niezbędnym do zgłoszenia i rozliczenia szkody;
• dostawcom systemu informatycznego wykorzystywanego do obsługi zgłoszeń i realizacji usług (Airtable);
• dostawcy infrastruktury technicznej strony internetowej i formularza zgłoszeniowego, w tym przetwarzania zgłoszeń przed ich zapisaniem w systemie (Vercel Inc.);
• dostawcy tymczasowego przechowywania zdjęć załączanych do zgłoszenia, usuwanych automatycznie po zapisaniu zgłoszenia lub w razie błędu (T3 Tools, Inc., działająca pod marką UploadThing);
• dostawcy narzędzia do monitorowania i diagnozowania błędów technicznych strony internetowej (Functional Software, Inc., działająca pod marką Sentry);
• dostawcom narzędzi analitycznych, statystycznych i marketingowych wykorzystywanych na stronie internetowej, w zakresie i na zasadach określonych w pkt 7;
• podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie;
• kancelariom prawnym oraz innym podmiotom uprawnionym do prowadzenia postępowań w sprawie, jeżeli Administrator zleci im prowadzenie takiego postępowania;
• innym podmiotom lub organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Administrator korzysta z systemu informatycznego do obsługi zgłoszeń (Airtable), którego dostawca przechowuje dane na serwerach znajdujących się w Stanach Zjednoczonych. W związku z tym dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie to odbywa się na podstawie zawartej z dostawcą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych obejmującej Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Dane przetwarzane w związku z funkcjonowaniem formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej (Vercel Inc.) oraz w związku z monitorowaniem błędów technicznych (Functional Software, Inc. / Sentry) mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Obaj dostawcy posiadają aktualną certyfikację w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework, uznanego decyzją Komisji Europejskiej za zapewniający odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, uzupełnioną Standardowymi Klauzulami Umownymi jako dodatkowym zabezpieczeniem.

Dane przekazywane dostawcy tymczasowego przechowywania zdjęć (T3 Tools, Inc. / UploadThing) mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych. Zdjęcia są automatycznie usuwane z tego systemu niezwłocznie po zapisaniu zgłoszenia w systemie, o którym mowa w akapicie pierwszym, lub w razie błędu zapisu.

Kopię odpowiednich zabezpieczeń, o których mowa w niniejszym punkcie, można uzyskać, kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w pkt 1. Zasady przekazywania danych w związku z plikami cookie wykorzystywanymi na stronie internetowej określa Polityka plików cookie, o której mowa w pkt 7 poniżej.

Strona internetowa Administratora wykorzystuje pliki cookie (ciasteczka) oraz podobne technologie. Zasady ich stosowania – w tym rodzaje plików cookie, ich dostawców, okresy przechowywania, podstawę prawną oraz sposób udzielenia, zmiany i wycofania zgody – opisuje odrębna Polityka plików cookie, dostępna na stronie internetowej Administratora (zakładka „Polityka cookies”).

Pliki cookie inne niż niezbędne są zapisywane na urządzeniu wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, dobrowolnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać lub zmienić w ustawieniach banera cookies. Dane przetwarzane w związku z plikami cookie, w zakresie, w jakim stanowią dane osobowe, są przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda).

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu przetwarzania i wynika w szczególności z:

• czasu niezbędnego do realizacji zgłoszonej usługi oraz jej ewentualnego rozliczenia;
• terminów przewidzianych przepisami prawa, w tym przepisami o rachunkowości;
• okresu niezbędnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym terminów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.

Okresy przechowywania plików cookie określa Polityka plików cookie.

Rozmowy telefoniczne prowadzone w związku z obsługą zgłoszenia oraz organizacją i realizacją zamówionej usługi mogą być nagrywane w celach jakościowych oraz dowodowych – niezależnie od tego, na jakim etapie procesu i przez który z podmiotów uczestniczących w realizacji usługi (por. pkt 5) rozmowa jest prowadzona. Informacja o nagrywaniu rozmowy jest przekazywana na jej początku. Nagrania przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, nie dłużej niż jest to konieczne.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawienia) danych;
• żądania usunięcia danych;
• żądania ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody (dotyczy w szczególności zgody na pliki cookie, o której mowa w pkt 7.2).

Żądania dotyczące realizacji powyższych praw można kierować na adres kontaktowy wskazany w pkt 1. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanego charakteru żądania lub dużej liczby żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana wraz z podaniem przyczyn opóźnienia. Realizacja żądań jest wolna od opłat, chyba że żądania mają charakter ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, w razie stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą zakresu współpracy z podmiotami wskazanymi w pkt 5 lub zmianą wykorzystywanych plików cookie. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna na stronie internetowej Administratora, z podaniem daty ostatniej aktualizacji.